Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng access

Hiện trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý nhân sự từ miễn phí đến có trả phí. Trong đó, phần mềm mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access là ứng dụng được dùng phổ biến nhất hiện nay. Nếu bạn chưa đang quan tâm đến phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự

Bên cạnh hoạt động kinh doanh thì quản lý nhân sự cũng là vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm hiện nay, nhất là những doanh nghiệp có hàng trăm nhân viên. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Một phần mềm quản lý nhân sự tốt sẽ vừa giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự, tiền lương một cách hiệu quả vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực quản lý. Mặt khác, việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự cũng giúp nâng cao sự tin tưởng cho người lao động và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.

Ngoài ra, một phần mềm quản lý nhân sự chất lượng cũng chính là giải pháp an toàn giúp doanh nghiệp bảo mật được thông tin của đội ngũ nhân viên của mình.

Với những tiện ích và ưu việt riêng, Công cụ Access là hiện đang là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí phổ biến được đông đảo doanh nghiệp sử dụng.

Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access

Công cụ quản lý Access cho phép lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, tính toán, in ấn giấy tờ, kiểm tra thông tin nhanh chóng và có độ chính xác cao. Access cũng giúp quản lý dữ liệu bằng bảng như trong Excel nhưng hiệu quả trong quản lý nhân sự lại rất vượt trội hơn với giao diện chính xác, đảm bảo độ chi tiết nhất.

Access giúp bạn truy xuất cơ sở dữ liệu thông tin muốn tìm và thông tin đã được ‘gom’ lại một cách hiệu quả. Từ đó, bạn có thể dễ dàng xem được những thông tin trên đó và giảm thiểu tối đa được thời gian hơn so với làm thủ công.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Access

Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access trên hệ điều hành Windows 10 nhé.
Bạn muốn viết và cập nhật thông tin về mỗi nhân sự trong công ty của mình thì đầu tiên bạn phải lập cơ sở dữ liệu mới bằng cách vào Access (Microsoft Access) trên Windows 10.

• Bước 1: Gõ “Access” vào ô tìm kiếm góc trái màn hình và Click vào kết quả Microsoft Access. Lúc này bạn sẽ thấy giao diện của Microsoft Access với ký hiệu chữ A màu hồng.
• Bước 2: Chọn menu file, chức năng ‘New database’ => Nhập Tên cho cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo và nhấn Enter. Lúc này bạn sẽ thấy giao diện sẽ thay đổi sàn một Database mới.

Lúc này bạn sẽ thực hiện công việc nhập, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp mình.

1 – Bảng (Table)

Bảng (Table) là nơi chứa thông tin từ khóa cùng các thông tin liên quan để tạo ra một hệ thống. Mỗi bảng sẽ có một đối tượng cụ thể để liên kết dữ liệu các bảng với nhau và bạn phải tạo được mối quan hệ chung giữa chúng.

Cách tạo bảng: Từ cửa sổ Database chọn mục table => Chọn nút New => Chọn Design View. Xuất hiện 3 cột là Field name (tên), data Type (kiểu trường) và Description (miêu tả). Bạn lần lượt nhập các thông tin đó vào bảng .

Đặt khóa chính (Primary key): Bạn chọn các trường làm từ khóa chính -> Chọn Edit -> Primary key hoặc ấn vào ‘chìa khóa vàng’ trên thanh công cụ.

2 – Truy vấn (Query)

Truy vấn trên phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access là việc tổng hợp, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu. Bằng cách dùng bảng query để thay đổi, quan sát, phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Thêm vào đó bạn cũng có thể dùng dữ liệu này để làm nguồn dữ liệu cho công tác làm báo cáo, bảng ghi, bảng truy xuất dữ liệu,…

Phổ biến nhất là query chắt lọc, dùng để xem lại các dữ liệu từ một hay nhiều bảng, từ đó tìm được thông tin mà mình mong muốn.

Cách tạo query: Dùng các khung màn hình wizard hoặc lấy dữ liệu liên quan từ bảng trong Design. Từ khung Design, bạn chọn dữ liệu bằng cách thêm bảng hoặc các query đang chứa dữ liệu đó rồi điền chúng vào Design.

3 – Biểu mẫu (Form)

Biểu mẫu ( Form) dùng để chỉnh sửa, nhập, xem bản ghi và có thể thêm thông tin nhiều lần vào Form khi đăng nhập website. Form giúp cho việc kiểm tra, quản lý đơn giản và dễ dàng hơn. Chúng bao gồm nhiều ô điều khiển như: Text box, List box, Option group,…

Cách tạo Form bằng wizard: Trong cửa sổ Database chọn Form => Chọn New => Chọn Form Wizard để thiết kế tự động/ Table hoặc Query để làm nguồn và Chọn kiểu Form.

4 – Biểu báo cáo (Report)

Biểu báo cáo (Report) giúp ích rất lớn trong việc in ấn dữ liệu, bạn có thể in dưới dạng sơ đồ nhân sự, báo cáo; hồ sơ lương, thưởng hoặc in từ nhiều bảng có liên quan trên cùng 1 trang

Cách tạo Report: Từ Database chọn Report, tương tự như tạo Form, bạn thực hiện các bước còn lại.

5 – Hàm lệnh Macros

Hàm lệnh Macros gồm 1 dãy các hành động, tập hợp một hay nhiều chức năng thực hiện tác vụ riêng. Bạn có thể kết chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để Access thực hiện khi hàm lệnh được điều hoạt và bạn phải sử dụng đến Macros.

Cách tạo Macros: Chọn Maros từ cửa sổ Database => Chọn New => Chọn Action và các đối của Action => đặt tên và ghi cho Macros.

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Access giúp doanh nghiệp hạn chế được một số nước điểm mà phần mềm Excel mang lại và đảm bảo được số liệu được ghi lại đầy đủ, chính xác nhất. Đồng thời, giúp doanh nghiệp giải quyết được các rủi ro thất lạc hoặc bị đánh cắp thông tin.

Đây là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí và thân thiện với người dùng nhờ giao diện tiện lợi, dễ thao tác, dễ sử dụng. Giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác cao trong việc kiểm soát thời hạn lao động, tính lương, thưởng,… cho nhân viên.

Trên đây chúng tôi đã chia sẻ chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về phần mềm tiện lợi này thì vui lòng comment dưới bài viết để chúng tôi giải đáp sớm nhất nhé!